Renungan sepanjang berprogram part 1

Salam sejahtera diucapkan...
Semalam (hujung minggu lepas), telah selesai satu lagi program di sekolah kamek, Kolej Tun Datu Tuanku Haji Bujang, dimana Persatuan Pelajar Islam Kolej telah menganjurkan Kem Imam Muda dan Ustazah Pilihan. Kem ini disertai oleh pelajar tingkatan 4 dan kebanyakan pengisian program ini lebih menyerupai modul program Imam Muda (ustazah pilihan tak start lagi...). Keseluruhannya, program ini memuaskan dan berjaya mencapai objektif.

Dan lepas ni, ade banyak lagi program yang bakal menjelma, seperti program yang paling 'grand' iaitu nadwah kepimpinan PPIK 2011, bengkel PPI Smk Pujut, Kem Ibadah dan banyak lagi program kecilan di sekolah. Memang penat rasanya nak ikut semua, tapi itulah, sekadar ingin mengambil pengalaman dan pengetahuan akan keadaan semasa pelajar di sekitar Miri.

Sepanjang berprogram, satu sesi post mortem akan dibuat, dan acap kali kekurangan dan kelebihan program akan dibahaskan dan diperbaiki agar program seterusnya bergerak dengan lebih baik. Di sini, kamek ingin kongsikan beberapa perkara yang sering berlaku dalam sesebuah program dan cadangan untuk mengurangkan kadar kemudaratan yang berlaku seandainya kesilapan itu berlaku semula.

1. Pengurusan masa untuk setiap aktiviti

seringkali ketika berprogram, urusetia kurang memerhatikan perjalanan masa sesebuah aktiviti, kadang-kadang aktiviti tersebut dijalankan melebihi masa ataupun habis lebih awal daripada jangkaan program. Perkara sebegini sememangnya biasa dalam program di mana hal ini bergantung kepada beberapa faktor
- pihak yang mengendalikan aktiviti (penceramah, fasilitator)
- tempat aktiviti dijalankan (mungkin sukar untuk membuat pergerakan yang diinginkan dalam aktiviti)
(atau aktiviti luar, dimana cuaca dan persekitaran mempengaruhi perjalanan program)
- kadar penerimaan oleh peserta atau respon dari peserta (kurang berminat, sangat berminat, ataupun kurang faham)
- bentuk pengisian aktiviti (ilmiah, lasak, hiburan, muhasabah)

semua ini akan menjadi faktor utama yang akan mempengaruhi masa perjalanan sesebuah program. Oleh itu, kamek mungkin ingin memberi cadangan dalam bagaimana untuk menguruskan masa aktiviti agar setiap objektif aktiviti tercapai.

pertama, sebelum program bermula, satu perjumpaan diadakan khusus untuk membincangkan aktiviti-aktiviti yang akan dijalankan. antara perkara yang dibincangkan ialah
- persiapan bahan-bahan untuk program
- taklimat mengenai perjalanan program
- memastikan setiap urusetia faham akan cara mengendalikan aktiviti
- cara untuk memaksimakan komunikasi antara peserta dengan urusetia dalam aktiviti itu nanti
- masa aktiviti dijalankan

semua ini bertujuan untuk mengelakkan fasilitator daripada kebingungan ketika aktivit dijalankan, oleh itu, sedikit sebanyak masa dapat dijimatkan hanya untuk taklimat fasilitator. selain itu, setiap modul aktivit hendaklah ditaip dan diberi kepada setiap urusetia (fasilitator yang terlibat) supaya mereka boleh melihat dan memberi penambahbaikan agar aktiviti boleh berjalan dengan lebih lancar.

jangkaan masa untuk aktiviti harus dibincang secara kritikal, kerana urusetia tidak mampu menjamin yang aktiviti akan diadakan mengikut perancangan masa. aspek-aspek seperti worst-case-scenario (WCS) harus dibincang bagi memudahkan pergerakan peserta ketika aktivit. Malah, dicadangkan juga agar persepakatan dibuat akan masa aktiviti, dan cuba mencipta satu target iaitu masa minimum dan masa maksimum program. hal ini akan memberi motivasi kepada urusetia untuk menjalankan aktivit mengikut masa yang ditetapkan, dan pada masa yang sama menunjukkan disiplin kepada pengarah program dan juga para peserta.

Kadang-kadang juga, program seakan-akan tidak mampu dikendalikan dalam masa yang ditetapkan, oleh itu sebuah pelan sampingan harus difikirkan mengenai aktiviti mana yang memerlukan lebih keutamaan dan yang perlu disingkatkan masa. Konsep fiqh keutamaan boleh diguna pakai, dimana urusetia mengutamakan aktiviti yang memberi objektif lebih besar, aktiviti yang lebih memberi ruang kepada peserta untuk bergerak, dan juga aktiviti yang lebih senang untuk dikendalikan.


sebagai contoh, dalam program A, ceramah yang disampaikan oleh penceramah jemputan telah melebihi masa selama setengah jam, sedangkan masa yang diperuntukkan cuma 2 jam. oleh itu mesyuarat tergempar dijalankan untuk mengatur balik masa program dijalankan. ketika itu tentitif program adalah seperti berikut,

ceramah, makan tengahari, solat zohor, LDK, solat asar, mathurat, riadah

oleh itu, tentitif ini harus diubahsuai supaya peserta tidak tergesa-gesa bertukar dari satu program ke program yang lain.
antara cadangan penambahbaikan yang boleh diguna,

- masa makan tengahari dikurangkan kepada 15 minit, dengan setiap kumpulan peserta diberi tugas utk makan, dan membersihkan tempat makan tersebut
(tugas membersihkan pinggan, gelas diserahkan kepada urusetia)
- LDK, tidak perlu diubah masa, cuma diubah akan cara penyampaian atau pengendalian aktiviti. setiap fasilitator perlu mempunyai kecekapan yang tinggi dalam mendengar arahan dan membantu peserta.
- riadah, aktiviti perlulah bersifat fizikal disebabkan pelajar akan keletihan selepas LDK dan makanan memerlukan masa minima 4 jam untuk dihadam, oleh itu aktiviti riadah dijalankan untuk menyegarkan pelajar supaya lebih bertenaga untuk program malam hari.

berikut merupakan contoh dalam bagaimana untuk menguruskan masa program. InsyaAllah, perancangan yang baik adalah perancangan yang efektif. sekiranya terdapat kekangan dalam pengurusan masa, di sinilah peranan urusetia untuk bersama-sama muafakat untuk memastikan program berjalan lancar. Natijahnya sangat indah, sikap disiplin dapat dipupuk, keserasian dan ukhwah antara urusetia semakin erat, dan terasa manis dalam berjuang bersama-sama dalam sebuah program. Setiap urusetia harus menyedari akan hakikat berprogram dimana beban keletihan harus dipikul bersama, dan bukan secara sendirian, malah niatkan setiap aktiviti adalah untuk mentarbiah peserta mendekatkan diri kepada Allah, dan juga melatih diri untuk menjadi seorang pembantu yang baik dalam merealisasikan niat tersebut.


sekian untuk part 1, part 2 akan menyusul....
wallahualam